7 conseils pour améliorer sa gestion du temps

Définissez vos objectifs

Assurez-vous que vos activités vont dans le sens de vos objectifs entrepreneuriaux, tant à court terme qu’à long terme. Le reste est une perte de temps potentielle, pour le moment. Votre planning journaliser doit s’articuler autour du travail, ou bien autour de tâches et d’activités directement reliées à votre business et à la génération de revenu.

Priorisez les priorités

Il est important de bien identifier les choses que vous avez à accomplir.

Comment classeriez-vous chaque activité que vous devez faire dans la journée ?

• Important et urgent – Ces tâches doivent être remplies. Faîtes-les de suite, pour être débarrassé.
• Important mais pas urgent – Ces tâches apparaissent comme important, mais ne sont pas nécessairement urgentes. Décidez du moment le plus opportun pour les remplir.
• Urgent mais pas important – Ces tâches sont typiquement celles qui dérangent le plus, puisqu’une fois accomplies, elles n’ont que peu de valeur ajoutée. Dans la mesure du possible, déléguez ces tâches.
• Ni urgent, ni important – Toutes ces tâches qui vous donnent l’impression d’avoir un million de choses à faire. Faîtes-le plus tard.

La meilleure solution ? Notez les trois ou quatre tâches « importantes et urgentes » qui doivent être accomplies dans la journée. A chaque tâche accomplie, barrez-la de la liste. Cela vous procurera un sentiment d’accomplissement et vous apportera la motivation nécessaire pour vous concentrer sur d’autres choses moins essentielles avec l’assurance que le plus important a été fait.  

Apprenez (enfin) à dire non

Vous êtes le chef. Si vous devez décliner une demande pour vous concentrer sur ce qui est réellement important et urgent (voir point n°2), faîtes-le. Il en va d’ailleurs de même pour les activités et les projets que vous considérez comme une perte de temps vis-à-vis de vos objectifs. N’hésitez pas à prendre un moment pour réfléchir au type de projets et d’activités que vous avez considéré comme une perte de temps par le passé, pour vous demander pourquoi et éviter de perdre du temps et de l’énergie si elles se présentent à nouveau à vous.

Planifiez au préalable

L’un des meilleurs moyens pour perdre du temps, c’est de démarrer sa journée sans être totalement clair sur ce qui doit être fait. Le temps passé à planifier la journée est un détail, comparativement au temps perdu passé à jongler entre trois tâches finalement urgentes et sans réussir à en compléter une seule convenablement.
En fonction de votre personnalité, vous pourriez essayer l’une de ces deux options :

• La veille au soir : A la fin de la journée, prenez 15 minutes pour ranger votre bureau et pour préparer la liste des missions les plus urgentes du lendemain. C’estun bon moyen de décompresser et vous vous sentirez nettement plus motivé le matin en arrivant devant un bureau ordonné.
• Le matin en arrivant: Démarrez quelques minutes avant l’heure habituelle, pour faire votre to-do liste (voir point n°2). Vous pourrez ainsi y voir clair dans votre journée, et ce dès la première minute.

Mettez-vous en mode avion.

Commencez à faire attention au nombre de fois où quelqu’un vous interromps au milieu d’un moment de concentration intense. Essayez également de traquer ces moments où vous stoppez soudainement ce que vous êtes en train de faire, notamment pour jeter un œil à votre smartphone, puis où vous finissez par lire les dernières publications de vos amis sur les réseaux sociaux.
Bien que le smartphone soit l’un des objets les plus utiles de notre quotidien, il en est pour autant terriblement addictif.

On sait combien cela peut représenter un exercice en terme de volonté, mais si vous en avez la possibilité, fermez la porte et mettez votre téléphone en mode avion.
Plutôt que d’être toujours disponible, planifiez donc des pauses dans la journée pour lire vos emails, pour rappeler vos clients et fournisseurs, ou pour parler à vos collaborateurs.

Vous serez  le premier à qui ce conseil sera bénéfique.

Apprenez à déléguer

On le sait, la capacité à déléguer est d’abord une question de personnalité. Certains le font un peu trop, et d’autres, pas du tout.
Si vous ne le faîte pas, sachez que c’est essentiel de commencer, particulièrement sur des tâches routinières et chronophages.
Que ce soit en demandant à vos salariés de réaliser ces petites missions, ce qui vous permettra d’ailleurs d’être assuré que les tâches seront réalisées en cas d’empêchement de votre part ; ou bien en utilisant des outils informatiques pour automatiser certaines tâches redondantes.

Surtout, prenez soin de vous

Assurez-vous de dormir assez, de faire de l’exercice, de vous aérer le cerveau et de manger. Permettez-vous de vraies pauses, pour être de nouveau à 100% quand vous vous y remettez.

Vous avez apprécié cet article? N'oubliez pas de consulter le reste du blog de Gazprom Energy. 

Pour découvrir notre gamme de produits et services à destination des professionnels, c’est par ici !